TUGAS 3 KOMUNIKASI BISNIS
1. Pengorganisasian dan revisi pesan – pesan bisnis
- Jelaskan pengorganisasian melalui outline
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dipecahkan. Jika materinya memang lemah, tidak memiliki suatu gaya yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Cepat atau lambat, audiens akan menyimpulkan bahwa Anda benar-benar tidak mempunyai sesuatu yang bernilai sedikit pun. Apakah Anda menelepon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, Anda akan mulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks, maka semakin penting tahap pertarna ini.
a. Mulailah dengan Ide Pokok
Ide pokok akan membantu Anda dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal, yaitu: (1) apa yang Anda inginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya; (2) alasan yang mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.
b. Nyatakan Poin-poin pendukungyang Penting
Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, maka tahap kedua adalah menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.
c. Ilustrasi dengan Bukti-bukti
Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan illustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang Anda buat akan menjadi semakin baik.
2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah Anda mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide Anda, Anda siap untuk memutuskan bagaimana urut-urutannya. Untuk dapat menentukan urutannya, ada dua pendekatan penting, yaitu:
a. Pendekatan Langsung
Pendekatan langsung (direct approach) sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif (deductive approach), di mana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.
b. Pendekatan Tak Langsung
Pendekatan tak langsung (indirect approach) sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif (inductive approach), di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini, bila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.
- Pemilihan kata yang tepat
Pemilihan kata yang tepat adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimengerti, maka harus menggunakan kata-kata dengan baik.
1. Pilihlah kata yang sudah familiar/dikenal
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal, umum dan lazim sehingga mudah dipahami oleh audiens. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang nampaknya mentereng, bombastis, tetapi justru hanya membuat audiens bingung.
2. Pilihlah kata-kata yang singkat
Anda perlu juga memilih kata-kata yang singkat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Kata-kata yang singkat, selain efisisen, juga mudah dipahami oleh audiens. Meskipun pemilihan kata yang disingkat diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian harus dihindari dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibat selanjutnya adalah kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian pesan-pesan bisnis.
- Membuat kalimat yang efektif
Penyusunan kata yang efektif mempermudah pembaca mengerti isi pesan. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk menyusun kalimat, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan.
1. Tiga Jenis Kalimat
· Kalimat Sederhana: Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung
· Kalimat Majemuk: Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
· Kalimat Kompleks: Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagian anak kalimat.
2. Perencanaan laporan bisnis
- Arti dan jenis laporan bisnis
Laporan bisnis adalah dokumen-dokumen faktual yang menerangkan kegiatan suatu perusahaan dalam proyek dan tujuan yang dijalankan perusahaan tersebut. Laporan bisnis haruslah bersifat netral, tidak memihak, dan menjadi bukti nyata bagi tindakan-tindakan dari sebuah perusahaan.
Menurut Herta A. Murphy Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Laporan bisnis juga merupakan dokumen yang sangat penting bagi perusahaan, demi menjalankan kepentingan bisnis suatu perusahaan, atau lembaga guna sebagai pembantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Penulisan laporan bisnis baiknya dilakukan secara periodik dan konsisten.
Ø Jenis – jenis laporan bisnis
1. Laporan Individu dan laporan resmi
Laporan individu adalah laporan yang dibuat atas inisiatif seseorang sendiri, karenanya membutuhkan rincian dan bukti pendukung yang lebih banyak daripada laporan resmi. Karena laporan resmi dibuat berdasarkan permintaan pihak lain.
2. Laporan rutin dan laporan khusus
Laporan rutin diajukan berdasarkan rutinitas yang dilakukan, biasanya telah dibuat dalam bentuk yang telah tentukan sejak awal.
3. Laporan internal dan laporan eksternal
Laporan internal pada umumnya adalah laporan yang dasarnya hanya ditujukan untuk lingkungan dalam perusahaan saja, sedangkan eksternal adalah laporan yang ditujukan untuk disebarkan ke pihak luar perusahaan.
- Bagian – bagian pokok dalam laporan bisnis
1. Pendahuluan
Beberapa hal yang dipertimbangkan untuk dikemukakan pada bagian ini adalah latar belakang masalah, menetapkan masalah dan lingkup kajian, menyusun pernyataan tujuan, metode pengambilan dan analisis data, sumber informasi atau data, definisi istilah dan keterbatasan kajian.
2. Isi atau Teks Laporan
Dalam bagian ini merupakan bagian terpanjang dari suatu laporan, karena dibahas hal-hal penting secara rinci. Tujuan penulisan laporan secara sistematis dibahas dalam bab-bab,yang mencangkup temuan fakta yang penting dan relevan. Hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan dengan tujuan penulisan laporan harus dibuang.
3. Penutup
Bagian ini mencangkup Rangkuman, Kesimpulan, Rekomendasi, dan Rencana Tindakan.
- Pengorganisasian isi dalam laporan bisnis
Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara deduksi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung).
1. Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.
2. Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan rekomendasi.
3. Presentasi Bisnis
- Tahapan persiapan dasar dalam presentasi bisnis
Langkah Pertama: Sesuaikan topik bahasan dan tentukan sasaran presentasi yang jelas dan spesifik
Langkah Kedua: Kenalilah pendengar (audiences) Anda
Langkah Ketiga: Kumpulkan informasi dan materi presentasi
Langkah Keempat: Mengorganisasi bahan presentasi
Langkah Kelima: Siapkan alat bantu audio visual yang sesuai
Langkah Keenam: Persiapkan lingkungan presentasi
Langkah Ketujuh: Berlatih sesering mungkin
Langkah Kedelapan: Perhatikan penampilan Anda
- Menganalisa audience
Setelah komunikasi tersebut telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah selanjutnya adalah memperhatikan audience yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana sikap mereka dan apa yang mereka ketahui.
1.) Cara mengembangkan profil audience
a. Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?
b. Siapa audience
c. Reaksi audience
d. Bagaimana tingkat pemahaman audience?
e. Bagaimana hubungan komunikator dengan audience?
2.) Cara memuaskan kebutuhan informasi audience.
a. Temukan/cari yang diinginkan oleh audience
b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang diperlukan
d. Yakinkan bahwa informasinya akurat
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.
3.) Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience
- Mempersiapkan diri dan materi
Dalam melakukan presentasi tentu kita harus mempersiapkan diri dan mental, ini penting supaya kepercayaan diri anda meningkat dan agar presentasi anda berjalan dengan lancar. Tegaskan kepada diri sendiri bahwa anda bisa melakukan presentasi tersebut, ini juga sebagai penyemangat dalam melakukan presentasi.
Prinsip dasar dalam presentasi, diantaranya:
1. Mengendalikan rasa takut
2. Membangun fondasi presentasi
3. Mempersiapkan materi
4. Mempersiapkan diri
Tidak ada komentar:
Posting Komentar